GASとBillVektorで実務をクラウド化

はい！今日の担当は副実行委員長をやらせてもらっている浅井です。
いつもサポーター担当ということで、協賛していただける方々との窓口を担当しています。
今年も17の企業や団体、6名の個人の方から協賛を頂いています。ありがとうございます。
WordFes Nagoyaは財政的には、すべて自前で行っていますので、こうした協賛をいただける方々がいるからこそ開催できるわけです。
この場を借りて、改めてお礼申し上げます。

さて、サポーター担当の実務はいろいろあるんですが、大抵はGoogleドキュメントのフォーム機能とかスプレッドシート、ドキュメントなどの機能を使ってクラウド上で管理し処理してきていました。
しかしクラウド化できていない実務が２つだけありました。
・メールの同報送信機能
・請求書の管理

メールの同報送信はGoogle Apps Script（GAS）を使いました

もともとは、Windowsで動くMail Distributorというフリーソフトを使って、サポーター募集の案内などを同報送信していました。
▶Mail Distributor
http://www.woodensoldier.info/soft/md.htm
しかし、このソフトを入れていた私のPCが再インストールを余儀なくなれたこともあり、なんとかクラウド化できないかと調べたところ、GoogleスプレッドシートでGoogle Apps Scriptを使えばできそうだということがわかりました。
宛先になる人の会社名や氏名、メールアドレスをGoogleスプレッドシートで管理し、送りたいメールの中身をGoogleドキュメントで用意しておきます。
GoogleスプレッドシートからGoogle Apps Scriptを呼び出して、メールの文面となるGoogleドキュメントを指定し実行すると、その文面でメールが送られます。
会社名や氏名などは、Googleドキュメント上で{団体}{担当}など差し替わる箇所を作っておけば、そこを差し替えて送信できます。
このとき特にお世話になったブログ記事がこちら
▶たったの38行！Google Apps Scriptで超簡易メルマガ配信システム
https://tonari-it.com/gas-mail-magazine/
これ、Googleのスプレッドシートを共同で編集できるようにしておけば複数人で運用できますし、お仕事にも使えるのではないかと思います。
Google Apps Scriptは、もっといろんなことができるので、これを極めていけば、いろんな業務の効率化もできそうです。

請求書の管理は「BillVektor」で決まり！

協賛金の請求書を発行する際に、最初はMS Wordで雛形を作って、宛先や金額を打ち直しては別名保存して作成していました。
実は去年から一部はMISOCAさんの請求サービスを使って請求書の管理・発行を行っていました。
▶請求書作成サービス「Misoca(ミソカ)」
https://www.misoca.jp/
MISOCAさんは名古屋の企業ですし、サポーターになっていただいたこともあり便利に使わせていただいていたのですが、無料版がなくなることになり、ちょっと困っていました（１年間は無料ですが、それ以上使う場合は有料になります）。
そこで思い出したのが、あの「BizVektor」や「Lightning」などの無料で使い勝手のいいWordPressテーマを提供している株式会社ベクトルさんが、WordPressを請求書・見積書管理用のシステムとして使えるようになるという、魔法のようなテーマ「BillVektor」を提供していたことを思い出しました。
▶無料見積書・請求書管理システム [ BillVektor ]
https://billvektor.com/

「これだ！」と思って、早速wordfes.orgドメインのサブドメインを設定し、マルチドメイン・サーバ無料のサービスを使ってコストをかけずに請求書管理用のサイトを立ち上げました。
請求書管理のサイトなので、簡単にログインできないようにセキュリティについては結構きつめに設定しました。
インストールは簡単、普通にテーマを組み込むだけです。

出来上がったサイトが下記です。公開サイトではないのでカスタマイズは殆どせず素のまま使ってますがよくできてます。
WordPressなので固定ページに、サポータ担当の仕事の流れとか、必要なメールの雛形とかも登録できてとても便利です。

請求書は請求書のページを印刷するなりPDFに書き出しをするわけですが、最終的な出力を想定して、きちんとCSSが構成されているので、ちゃんとした請求書ができ上がりました。

これ、そんなに規模の大きくない制作会社とかでは通常業務で使えるレベルの仕組みだと思います。
以前に出した見積書や請求書がどんなんだったかを、紙のファイルをひっくり返すことも、フォルダにあるエクセルファイルを探したりすることもありません。
特に見積書や請求書がサーバで一元管理されておらず、各人のPCとかにあったりすると後で探すのが大変ですが、そういうのも防げます。